読むだけで仕事が早くなる!仕事の優先順位について

会社の中に必ず仕事の遅い人はいます。仕事の遅い人でも能力の高い人はいますが、少なくとも仕事が遅いと言われているということは、仕事のスピードに問題があります。
仕事のスピードが会社で一般的に求められているスピードに達していないということであるからです。
  
 
スケジュールを立てることの重要性、スケジュールの立て方
 
それでは、仕事が早い人と遅い人とでは何が違うのでしょうか?それはスケジューリングです。スケジュールを考えることになんか時間をかけていられないよ!と思ってしまう方もいらっしゃると思いますが、
しっかりとした計画を立てることが実はかなり重要なことであり、ある程度時間をかけてしまってもいいことであると言われています。
 
いつも仕事の納期ぎりぎりに仕上げる人とは、納期ぎりぎりに仕事を仕上げる癖がついてしまっているといえます。そんなペースの仕事をしていると、仕事が遅いと言われてしまう原因になってしまうことも考えられます。例えば、納期が10日後の仕事があったとしたら、自分なりの納期を8日後、9日後に設定し、予定通り仕事を進めていけば、納期ぎりぎりで仕事を完了させていた人でも、早めに仕事を完了させることができます。
  
 
全体像を見てスケジュールをさらに細分化する
 
さらに、予定通りに仕事を進めていくためには、時間の使い方、タスクを細分化する必要があります。
せっかく設定した自分なりの納期を守らなければ、予定を立てるために使っていた時間も労力も無駄になってしまいます。しっかり決められた時間を使って仕事を進めるためには、さらに細かいスケジューリングが必要です。仕事の自分なりの納期を設定したら、完了までの行程に区切り、時間に割り当てていきます。
  
複数の業務を並行して進めている人も多いかもしれませんが、そのような場合も同じように、時間を割り振って行うことで仕事を完了させられます。
 
 
緊急性と重要性
 
仕事の優先度・重要度は仕事によって違い、①緊急で重要な仕事、②緊急ではないが重要なもの、③緊急ではあるが重要ではないもの、④緊急でも重要でもないもの…に分かれます。
仕事の遅い人は、今取り組む必要がないような仕事にも着手してしまうことがあります。仕事の優先度が整理できていないまま仕事をしてしまっているのです。
優先順位をわきまえて仕事をしていれば、急いで行うべき仕事の完了が遅くなり、仕事が遅いと言われてしまいます。
  
白い紙に田んぼの田を書いて、左上の枠から時計回りに、①②③④の仕事を記入してみましょう。また、付箋にタスクの内容を書いて貼ると、同じ枠が何度も使用できるので便利です。
 
また、コントロールできない仕事があると、その仕事のせいでスケジュール通りに仕事を完成させられなくなってしまいます。
他の人に依頼する仕事があった場合は先に振っておくのがbetterです。自分が仕事に取りかかるときは軽い仕事から着手し、集中して作業し始めるように習慣づけましょう。
軽い仕事をたくさん残した状態で、重い仕事に取りかかるより、重い仕事にだけ集中して取り組めた方が、作業が捗るからです。
  
 

参考:さようなら、憂鬱な木曜日『「仕事の遅い人」が読むだけで絶対に仕事が早くなる方法』