ミスの多いビジネスメール!

就職・転職活動においての連絡手段としてメールを活用する機会がある方もいらっしゃるかもしれません。就職してからも、ビジネス上での周りの人とのコミュニケーション手段として最も利用される頻度が高いのがメールでもありますし、企業の顧客とメールのやり取りをすることもあるでしょう。そんな就職・転職活動、仕事で重要なメールの基本について調べてみました。
 
 
気をつけたいミス
一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、9割の企業がビジネスメールについての研修を行っていないそうですが、ビジネスメールのミスは個人レベルの単純なミスや知識不足によるミスによるものが多いそうです。添付ファイルの添付を忘れるというミスは調査の結果、経験した人・相手のミスを見つけた人の割合がどちらも7割前後と、最も認識している人が多いミスとなっています。また、パスワードをかけたファイルを添付し、そのメールの内容にパスワードを書いてしまったというミスをしている人も1割ほどいるそうです。情報漏洩につながってしまう可能性があるためこういったミスには注意しなければなりません。
 
また、相手が受け取って不快な気分になるメールとして一番多かったのが、「文章が曖昧なメール」でしたが、メールを書く側の人も7割の人が自分の書いたメールの文章で伝えたい内容が正しく伝わるかということに不安を感じているといいます。メールは24時間以内に返信している人がほとんどでしたが、メールの返信が遅れてしまうことがあると答えた人も調査した人全体の7割にものぼったそうです。原因としては過半数の人が「すぐには結論が出せないから」という理由だと言うことです。
 
ビジネスメールの知識が新人だけではなく企業全体に浸透していない、研修制度が整っていないという結果が浮き彫りになった調査なのではないでしょうか。
ビジネスメールについての知識を持っていればしなくて済むはずのミスはなくしていきたいものですね。
 
 
就職・転職 メールの基本的なポイント

まず最初に必要なのが、メール内容がわかる件名です。「○○職への応募の件にて/氏名」など、どんな内容を伝えようとしているのか明記しましょう。内容が曖昧な件名では迷惑メールと間違えられてしまうこともあるため気をつけてください。メール本文にまず書かなければならないのは宛先と名乗りです。
 
「株式会社○○
 ○○様
 
 お世話になっております。○○○○と申します。」
 
上のように、名乗りの前か後に一言挨拶を加えるのが一般的です。学生の場合は名乗りで大学・学部名を明記しましょう。

署名では
 
 ************************************
 名前:名無権兵衛
 住所:栃木県宇都宮市餃子町000-00
 電話番号:00-0000-0000(090-0000-0000)
 メールアドレス:aaaaaaa@aaaa.com
 ************************************
 
のように、名前、住所、電話番号、メールアドレスを必ず明記するのが基本です。学生の場合は名前のあとに大学・学部名を明記しましょう。
 
 
メールでのやり取りも、人事採用の評価ポイントになるということを踏まえて、丁寧で分かりやすい、マナーをきちんと守ったメールの編集を心がけましょう。
とくに、面接の日程を変更してもらいたいときなどは自分の都合で企業側の予定を変更してもらうためのお願いのメールになります。厳しい会社では面接の日程変更が場合によってはできない可能性もあるということを頭においておきましょう。
メールを送る時間が早朝や深夜であったり、誤字脱字があったりすることでもあなたの評価が下がってしまう危険があります。間違いや失礼が無いように気をつけましょう。指示なく勝手に自己アピールするのは一般的にはよくありません。添付ファイルは企業から指示があった時のみに送信しましょう。
また、企業とのやり取りで使うメールアドレスは自分の名前が含まれているものを使用すると分かりやすいです。企業側に確認されたときに恥ずかしくない、分かりやすいアドレスを用意しておくことも大切です。
 
 
参考:
ビジネスメールの教科書
一般社団法人日本ビジネスメール協会『「ビジネスメール実態調査2015」発表』
キャリアパーク!就活 「面接日程の調整メールの返信マナーと例文【就活対策】」
社会人のための転職サイト リクナビNEXT 「アテナはなんて書く?書類を添付してもよい?転職番5分でわかる!メール作法」